個人情報の類型

利用目的

a

会員及び会員予定者から提供された本人の情報

会員への会報紙等本会発行物の送付及び発行案内、同窓会が主催または参加する行事の案内、同窓会の会費納入の案内、講演依頼、行事の会場設定

b

第三者から提供された会員及び会員予定者の情報

会員への会報紙等本会発行物の送付及び発行案内、同窓会が主催または参加する行事の案内、同窓会の会費納入の案内、講演依頼

c

同窓会支援の方から提供された本人の情報

同窓会への寄付のご案内、寄付への御礼、会報紙等本会発行物の送付及び発行案内、同窓会が主催または参加する行事の案内、講演依頼

d

同窓会と共同主催する行事または同窓会が参加する行事の参加団体の役員等の方々の本人の情報

行事に関する連絡

a

個人情報取扱事業者

世田谷区立松沢中学校同窓会

b

利用目的

会員への会報紙等本会発行物の送付・発行の連絡、同窓会が主催または参加する行事の案内、同窓会の会費納入の案内、同窓会への寄付の案内、寄付の御礼、行事に関する連絡、講演依頼、行事の会場設定

C

開示等の手続きに関する事項

(1)開示の求めの対象となる項目（「保有個人データ」の特定に資する情報）

　１．氏名　

　２．住所

　３．電話番号（FAX番号、携帯番号を含む）

　４．電子メールアドレス

　５．卒業年(普通会員のみ)　（保有個人データとは認識しておらず、削除申請の対象外とさせていただきますが、開示や修正の対象とします）

　６．卒業時のクラス（普通会員のみ）　（保有個人データとは認識しておらず削除申請の対象外とさせていただきますが、開示や修正の対象とします）

（２）「開示等の求め」の申し込み先

�@  電子メールにて、本会個人情報保護委員長宛に保有個人データ開示等申請書を添付して（PDFもしくはWORD形式でお願いします）申請下さい。メールアドレスは　ppc-chairperson@matchu-dousou.mimoza.jp

�A  本会個人情報保護委員長より、郵送にて、「受理番号のついた申請書」及び返信用封筒を（メール受領後２週間以内に）送付します。

�B  返信用封筒に、送付された以下のものを同封して必要な切手を貼って郵送願います。

１）送付された「受理番号のついた申請書」(必要に応じてコピーをとっておいて下さい。送付はコピーの方でも可)

2）（３）または（４）の申請者の本人確認の書類

3)（６）　の手数料の郵便切手

（３）「開示等の求め」に際して提出すべき書面等

　　ア.　本会指定の申請書（本人用申請用紙のPDFファイルはこちら）

　　イ 本人確認のための書類

次のうちいずれかを同封して下さい。

　　　・運転免許証（有効期限内のもので、各都道府県公安委員会発行のもの、国際運転免許証は除く）。なお、住所変更した場合は、現在の住所を確認するため、裏面の写しもお願いします。

　　　・個人番号カードの表面（写真がある方）の写し。個人番号が記載されている裏面の写しは不要です。もし、裏面の写しが送付された場合は、マイナンバー法により受理できません。送付書類一式を返送し、手続きをやり直していただくことになりますので、ご注意下さい。

　　　・（パスポート写真面の写しまたは健康保険証の写し）＋（現住所が記載されている公共料金の領収書または請求書または住民票＜続柄、本籍地、個人番号、住民票コードが何も記載されていないもの＞・個人番号が記載されているものは、マイナンバー法により受理できません。もし個人番号が記載された書類が送付された場合は、送付書類一式を返送し、手続きをやり直していただくことになりますので、ご注意下さい。なお外国籍の方は、外国籍の方の選択項目をすべて省略したもの＞）

　　　・在留カードの写し（有効期限内のもの）

　　　・障害者手帳または療育手帳または精神障害者保健福祉手帳の写し（現住所が記載されているもの）。もし、現住所が記載されていない場合は、

　　　　現住所が記載されている公共料金の領収書または請求書または住民票＜続柄、本籍地、個人番号、住民票コードが何も記載されていないもの・個人番号が記載されているものは、マイナンバー法により受理できません。送付書類一式を返送し、手続きをやり直していただくことになりますので、ご注意下さい。なお外国籍の方は、外国籍の方の選択項目をすべて省略したもの＞）

（４）代理人による「開示等の求め」

　　　「開示等の求め」をする者が本人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の本人確認に加えて、下記の書類を同封して下さい。

　　　　なお、代理人用の申請用紙のPDFはこちらです。

１）委任による代理人の場合

�@  本会所定の委任状（申請書の委任押印欄に実印の押印を願います））

�A  本人の印鑑証明書

２）法定代理人の場合

�@ 法定代理権があることを確認するための書類（戸籍の全部事項証明書・但し、本籍欄は塗りつぶして下さい）

�A   未成年または成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類（（３）イと同じ）

（５）「開示等の求め」に対する回答方法

　　申請者の申請書記載先に書面で郵送します。なお、本人確認の書類の住所と、申請書記載の住所が異なるときは、確認作業が発生しますので時間がかかります。

（６）「開示の求め」の手数料及びその徴収方法

　１回の申請ごとに手数料相当として500円（92円切手５枚＋10円切手４枚）を申請書類に同封して、個人情報保護委員長からの（２）�Aの書類を受領後、1ヶ月以内に郵送下さい。

　　（２）�Aの書類の投函後２ヶ月間ご連絡が無かった場合は、開示の求めが

　　　　なかったものとして対応させていただきます。

　　　（なお、宛先はセキュリティーを考慮但して国内のみとさせていただきます。）

　　（２）�Aの手数料相当の切手が不足していた場合、及び切手が同封されていなかった場合は、その旨連絡しますが、所定の期限内（（２）�Aの本会個人情報保護委員長からの書類投函後1ヶ月）に切手の送付がない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。また既に受領した切手の返還も行いません。

（７）開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の求めに関して取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、２年間保存し、その後廃棄させていただきます。

（８）「個人データ」の不開示等

　　次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示等を決定した場合は、その旨理由を付記して通知申し上げます。また不開示等の場合についても所定の手数料をいただきます。想定される不開示理由は、以下のとおりです。

　　　・同窓会保管の保管個人データに、本人申告の卒業年または本人確認書類の生年月日から推定される卒業年に申請書に書かれた氏名の方がいない場合

・要求された開示等の内容を本会が保管していなかった場合

・所定の申請書に不備があった場合

・代理人による申請に不備があった場合

・開示等及の求めの対象が、「保有個人データ」に該当しない場合

・その他、不開示等に関して法令等に定められた事由がある場合

d

「苦情」の受付窓口に関する事項

　本会の個人情報の取扱に関する電子メールは、苦情受付窓口の以下の電子メールにご連絡下さい。

complaint-desk@matchu-dousou.mimoza.jp